Il libro giornale, il libro inventari, il registro dei beni ammortizzabili, i registri previsti ai fini Iva e, in generale, tutte le scritture contabili possono essere tenuti, alternativamente:
- in modalità cartacea;
- in modalità digitale (sostitutiva di quella cartacea).
I registri contabili (detti anche libri contabili) previsti dal codice civile e dalla normativa fiscale ai fini delle imposte sui redditi e dell’Iva sono costituiti principalmente dal libro giornale, dal libro inventari, dal registro dei beni ammortizzabili e dai registri previsti dalla normativa Iva.
Il termine per la stampa fiscale dei registri contabili obbligatori dell’esercizio 2019 è stabilito entro tre mesi successivi al termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi e, quindi, per i contribuenti con periodo di imposta coincidente con l’anno solare, al 10 marzo 2021 (in virtù della proroga concessa dal D.L. 157/2020, il cosiddetto Decreto Ristori-quater).
La stampa “cartacea” dei registri contabili
A seguito delle novità introdotte dal D.L. 34/2019 si modifica l’obbligo di stampa dei libri contabili per i soggetti che hanno scelto la modalità cartacea. Più precisamente, affinché i registri contabili dell’esercizio 2019 tenuti con sistemi meccanografici siano considerati regolari, non è più necessario che essi siano fisicamente stampati su carta ma è sufficiente che essi siano disponibili e pronti alla stampa: il contenuto dei libri contabili deve essere disponibile su sistemi digitali che consentano l’immediata stampa cartacea qualora ciò dovesse essere necessario (ad esempio, nel caso di richiesta da parte degli organi verificatori). È in ogni caso necessario apporre sul file prodotto un riferimento temporale opponibile a terzi (marca temporale) in data antecedente o uguale al 10 marzo 2021.
Questa opportunità, già prevista per i registri Iva, è stata ora estesa anche agli altri registri contabili, e tecnicamente anche al registro dei beni ammortizzabili, tuttavia con particolare riferimento a esso si rammenta che lo stesso deve risultare aggiornato, secondo quanto disposto dall’articolo 16, D.P.R. 600/1973, già dal termine di presentazione della dichiarazione, ossia, relativamente al 2019, entro il 10 dicembre 2020.
In ogni caso nella stampa dei libri cartacei si deve tener conto che se dal precedente esercizio residuano pagine (fino alla centesima) è possibile utilizzarle senza alcun pagamento di imposta di bollo.
| Modalità di numerazione | ||
| Libro/registro meccanografico | Tipo di numerazione | Esempio Registrazioni periodo 1° gennaio 2019 – 31 dicembre 2019 |
| Libro giornale | Progressiva per anno di utilizzo con indicazione dell’anno di riferimento della contabilità | 2019/1, 2019/2, 2019/3 etc. |
| Libro inventari | Progressiva per anno di utilizzo con indicazione dell’anno di riferimento. Sull’ultima pagina di ciascun anno stampato è consigliabile annotare il numero di pagine di cui si compone ogni annualità ed è obbligatoria la sottoscrizione da parte del legale rappresentante | 2019/1, 2019/2, 2019/3 etc. |
| Registri fiscali (registri Iva acquisti, Iva vendite, corrispettivi, beni ammortizzabili, etc.) | Progressiva per anno di utilizzo con indicazione dell’anno di riferimento della contabilità | 2019/1, 2019/2, 2019/3 etc. |
Modalità di assolvimento dell’imposta di bollo sui registri “cartacei” | |||
| Libro/registro | Bollatura | Società di capitali | Altri soggetti |
| Libro giornale | Sì | 16 euro ogni 100 pagine o frazione | 32 euro ogni 100 pagine o frazione |
| Libro inventari | Sì | 16 euro ogni 100 pagine o frazione | 32 euro ogni 100 pagine o frazione |
| Registri fiscali | No | Non dovuta |
Le disposizioni recate dal D.L. 34/2019 non sono state accompagnate da un medesimo intervento in tema di imposta di bollo. Secondo le indicazioni fornite dall’istituto di ricerca del Consiglio nazionale dei dottori commercialisti (documento di ricerca del 17 gennaio 2020), si può sostenere che possano verificarsi, in merito agli obblighi di imposta di bollo, due ipotesi di seguito espresse in forma schematica.
| Tenuta dei libri contabili con sistemi informatici e conservazione tradizionale non sostitutiva e stampa periodica su carta | L’imposta di bollo dovrà essere in questo caso assolta in funzione del numero di pagine attraverso l’apposizione dell’apposito contrassegno, oppure mediante pagamento tramite modello F23 |
| Tenuta dei libri contabili con sistemi informatici e conservazione tradizionale non sostitutiva con stampa su carta al momento di eventuali verifiche | In questo appare corretto liquidare l’imposta in base alle registrazioni e versarla in un’unica soluzione mediante F24, ovvero liquidare l’imposta sulla base del numero di pagine generate dal formato pdf utilizzando il modello F23 |
L’archiviazione sostitutiva dei registri contabili
Nella conservazione informatica è prevista la sostituzione dei documenti cartacei con l’equivalente documento in formato digitale la cui valenza legale di forma, contenuto e tempo viene attestata attraverso la firma digitale e la marca temporale.
Il processo di conservazione sostitutiva è finalizzato a rendere un documento elettronico non deteriorabile e, quindi, disponibile nel tempo nella sua autenticità e integrità e va concluso entro il termine di 3 mesi dalla scadenza della presentazione della dichiarazione annuale (per l’esercizio 2019, entro il 10 marzo 2021).
Modalità di assolvimento dell’imposta di bollo sui registri “digitali” | |||
| Libro/registro | Bollatura | Società di capitali | Altri soggetti |
| Libro giornale | Sì | 16 euro ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse | 32 euro ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse |
| Libro inventari | Sì | 16 euro ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse | 32 euro ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse |
| Registri fiscali | No | Non dovuta |
Le modalità di assolvimento dell’imposta di bollo sui documenti informatici sono diverse rispetto a quelle previste per i libri cartacei:
| Æ | va versata in una unica soluzione entro il 30 aprile mediante il modello F24 utilizzando il codice tributo 2501. |
L’ammontare annuodell’imposta dovuta è determinato in funzione della quantità di fatture, atti, documenti e registri emessi o utilizzati nel corso dell’anno. La risoluzione n. 161/E/2007 ha chiarito che per registrazione deve intendersi ogni singolo accadimento contabile, a prescindere dalle righe di dettaglio.
Lo studio rimane a disposizione per eventuali ulteriori chiarimenti.